HubSpot im B2B-Mittelstand: Erfahrungen aus der Einführung

Grundlage dieses Erfahrungsberichts

Wir verdienen an keiner CRM-Lizenz mit, auch nicht an HubSpot. Die Einschätzung beruht auf Einführungen im B2B-Mittelstand und nicht auf einem Partnerprogramm. Das unterscheidet sie von Berichten, die aus einer Vertriebspartnerschaft oder nach einem kurzen Produkttest entstehen.

HubSpot ist ein gutes Produkt, kann für den falschen Betrieb aber teuer werden. Hier geht es darum, was sich in unseren Einführungen bewährt hat, wo Schwierigkeiten auftreten und wann das Verhältnis von Kosten und Nutzen kippt. Einen direkten Überblick bietet der Vergleich HubSpot, Salesforce und Pipedrive. Dieser Artikel betrachtet HubSpot im Detail.

Was sich im Alltag bewährt

Die Oberfläche macht den Einstieg für Vertriebsmitarbeiter leicht, weil sie sich weniger wie eine Datenbank anfühlt als viele andere CRM-Systeme. Das unterstützt die Akzeptanz und damit die laufende Pflege. Weshalb genau diese Nutzung über den Erfolg eines CRM entscheidet, erklären wir in Warum dein CRM nicht genutzt wird.

Eine weitere Stärke ist die Verbindung von Marketing und Vertrieb. Formulare, Landing Pages, Newsletter und Deal-Pipeline lassen sich in einem System abbilden. Füllt ein Kontakt ein Formular aus, kann er einer Liste und einer automatisierten Strecke zugeordnet werden. Der Vertrieb sieht den Verlauf später direkt am Deal. Für Inbound- und TAYA-Programme ist HubSpot deshalb oft eine pragmatische Wahl.

Auch ein Standardprozess lässt sich vergleichsweise schnell einführen. Ein überschaubar aufgebauter B2B-Vertrieb kann nach unserer Erfahrung innerhalb von Wochen statt Monaten arbeitsfähig sein. Voraussetzung sind ein geklärter Prozess und ein vorbereitetes Datenmodell. Fehlt diese Vorarbeit, hilft auch HubSpot nicht. Mehr dazu steht in der CRM-Implementierung.

Wo Schwierigkeiten entstehen

Mit jeder Ausbaustufe wird das Preismodell schwerer zu überblicken. Das kostenlose CRM erleichtert den Einstieg. Sobald zusätzliche Funktionen dazukommen, gelten mehrere Preislogiken: Sitzplätze werden pro Nutzer berechnet, das Marketing Hub zusätzlich nach der Zahl der Marketing-Kontakte. Ohne regelmässige Listenpflege zahlst du auch für Kontakte, die keinen Wert mehr haben. Zudem steigen die Kosten in Stufen und nicht gleichmässig mit dem Nutzen.

Bei Professional und Enterprise ist das Onboarding nicht optional. HubSpot verlangt dafür eine einmalige Gebühr, die bei Professional rasch einen vierstelligen und bei Enterprise einen fünfstelligen Betrag erreicht. Diese Position fehlt oft in der ersten Budgetschätzung.

Solange dein Prozess zum Denkmodell von HubSpot passt, bleibt die Konfiguration überschaubar. Mehrstufige Freigaben, verschachtelte Provisionsmodelle oder ungewöhnliche Beziehungen zwischen Objekten können dagegen Grenzen aufzeigen. Dann werden teilweise Enterprise-Funktionen nötig, die den Business Case verändern.

Auch ein späterer Wechsel braucht Vorbereitung. Daten lassen sich einfach importieren, eine saubere Migration aus HubSpot ist aufwendiger. Das gilt grundsätzlich für Plattformen, fällt hier wegen der engen Verbindung von Marketing-Automation, Reporting und Content aber besonders ins Gewicht.

Wann Kosten und Nutzen auseinanderlaufen

In unseren Einführungen begegnen uns zwei Muster. Beim ersten kauft ein Unternehmen HubSpot wegen der Marketing-Integration, nutzt später aber nur das CRM. Die teuren Marketing-Lizenzen laufen weiter, obwohl die Funktionen nicht eingerichtet werden. Wenn keine ernsthafte Inbound-Arbeit geplant ist, passt eine Kombination aus einem günstigeren CRM und einem separaten E-Mail-Werkzeug oft besser.

Das zweite Muster ist schleichendes Kontaktwachstum. Das Marketing Hub wird nach Kontakten abgerechnet, und Listen wachsen laufend. Ohne eine Routine zum Aussortieren inaktiver Kontakte erhöht sich die Rechnung, obwohl kein entsprechender Mehrwert entsteht. Die Systematik für eine vollständige Rechnung findest du unter Was kostet eine CRM-Einführung wirklich.

Für wen HubSpot passt

Gut passt HubSpot nach unserer Erfahrung zu B2B-Unternehmen mit ungefähr zehn bis fünfzig Personen im kommerziellen Bereich. Sie wollen Marketing und Vertrieb in einem System verbinden, und ihr Vertriebsprozess kommt ohne aussergewöhnliche Sonderlogik aus. Besonders naheliegend ist die Plattform bei einem laufenden oder geplanten Inbound- oder TAYA-Programm, weil Content, Formulare und Pipeline zusammenarbeiten können.

Weniger passend ist sie für sehr kleine Teams, die nur eine Pipeline brauchen und keine Marketing-Automation nutzen. Ein schlankeres Werkzeug ist dort oft günstiger und schneller. Bei hochkomplexen, regulierten Vertriebsprozessen kann eine stärker konfigurierbare Plattform geeigneter sein. Beste CRM-Systeme für kleine und mittlere B2B-Teams ordnet die Systeme nach solchen Szenarien ein.

Drei Fragen vor der Unterschrift

Schätze zuerst, wie viele Marketing-Kontakte du in zwei Jahren realistisch haben wirst und wer die Liste pflegt. Kläre dann, ob ihr die Marketing-Funktionen tatsächlich einsetzt oder nur mitkauft. Und prüfe, ob euer Vertriebsprozess so weit definiert ist, dass HubSpot ihn abbilden kann.

Sind diese Punkte geklärt, kann HubSpot für einen mittelständischen Betrieb eine solide Entscheidung sein. Fehlt die Vorarbeit, liegt das Problem nicht zuerst bei der Plattform. Unseren Ansatz dazu erklären wir unter CRM richtig nutzen. Eine plattformunabhängige Einschätzung bieten wir in einer Standortbestimmung.