Welche digitalen Konten sollte dein Unternehmen selbst kontrollieren?
Geschäftskritische Verträge, Administration und Wiederherstellung beim Unternehmen belassen, auch wenn Partner operativ arbeiten.
Die kurze Antwort
Dein Unternehmen sollte Domain, Hosting, Website und CMS, CRM, Analyse-, Such-, Werbe- und Newsletterkonten selbst kontrollieren. Vertrag und Abrechnung, primäre Administration, Mehrfaktor-Anmeldung und Wiederherstellung dürfen nicht ausschliesslich bei einer Agentur oder einzelnen Person liegen. Partner erhalten eigene Nutzerkonten mit passenden Rollen. Mindestens zwei geeignete interne Personen kennen den Wiederherstellungs- und Entzugsweg.
Eine Agentur darf operative Verantwortung übernehmen. Das Unternehmen muss trotzdem erreichbar und handlungsfähig bleiben, wenn Person, Partner oder System wechselt.
Fünf getrennte Kontrollfragen
Prüfe pro Konto fünf Punkte: Wer ist Vertragspartner? Wer erhält und bezahlt Rechnungen? Wer besitzt die höchste Administrationsrolle? Wo liegt das zweite Anmeldeverfahren? Wer kontrolliert Wiederherstellungsadresse und -nummer? Ein Ja bei einem Bereich gleicht fehlende Kontrolle in einem anderen nicht automatisch aus.
Eigene Nutzer statt geteilte Passwörter
Interne und externe Personen erhalten benannte Konten mit den nötigen Rollen. Beim Wechsel können Rechte einzeln entzogen werden. Gemeinsame persönliche Logins erschweren Nachvollziehbarkeit und sichere Übergabe.
Plattformgrenzen beachten
Nicht jede Plattform kennt ein übertragbares «Eigentum». Entscheidend sind die vertraglich und technisch möglichen Rollen, Abrechnung, Administration und Wiederherstellung. Dokumentiere Besonderheiten und alternative Kontaktwege des Anbieters.
Wiederherstellung praktisch testen
Lass eine interne Stellvertretung einen Testnutzer hinzufügen, das Mehrfaktor-Verfahren prüfen und den Supportweg dokumentieren. Der Test darf laufende Kampagnen und Kundendaten nicht gefährden.