Wie prüfst du, ob ein Datenexport wirklich für einen Systemwechsel taugt?
Vollständigkeit, Beziehungen, Lesbarkeit, Sicherheit und einen möglichen Wiederimport praktisch testen.
Die kurze Antwort
Exportiere einen kleinen, bekannten Datenbestand und vergleiche ihn mit dem bisherigen System. Kontakte, Firmen, Notizen, Aufgaben, Chancen, Anhänge und ihre Verknüpfungen müssen vollständig und verständlich bleiben. Öffne die Daten ausserhalb des alten Systems und führe wenn möglich einen Testimport in eine sichere Testumgebung durch. Definiere vorab Abnahmekriterien und lösche Testkopien nach der Prüfung kontrolliert.
Eine vorhandene Export-Schaltfläche beweist noch keine Wechselmöglichkeit. Entscheidend ist, ob ein neuer Anbieter oder eine interne Person den Arbeitsstand ohne verborgenes Wissen weiterverwenden kann.
Vorab Abnahmekriterien festlegen
Definiere für bekannte Referenzfälle: Pflichtfelder sind vollständig, Sonderzeichen und Daten korrekt, Beziehungen zwischen Firmen und Kontakten erhalten, offene Aufgaben zugeordnet, Anhänge vorhanden und Verantwortungen verständlich. Kritische Fehler führen zu einer Nachbesserung oder einem anderen Übergabeweg.
Ausserhalb des Systems prüfen
Öffne die Dateien mit einem unabhängigen Werkzeug und prüfe Dateiformat, Zeichencodierung, Datumswerte, IDs, Anhänge und vorhandene Dokumentation. Eine CSV-Datei kann vollständig aussehen und trotzdem Beziehungen zwischen mehreren Tabellen verlieren.
Eine Importprobe durchführen
Importiere wenige anonymisierte oder angemessen geschützte Referenzfälle in eine Testumgebung. Eine zweite Person soll danach Kunde, Vorgeschichte, offene Chance und nächsten Schritt erklären können. Bei sensiblen Daten muss die Testumgebung dieselben Schutzanforderungen erfüllen.
Testdaten sicher behandeln
Beschränke Umfang und Zugriffe, verschlüssele Transport und Ablage angemessen und dokumentiere, wann Testexporte gelöscht werden. Übergib keine unkontrollierte Vollkopie per E-Mail oder an einen Anbieter ohne geklärten Zweck und Vertrag.
Quellen und Vertiefung
- Bundesgesetz über den Datenschutz, Schweizerische Eidgenossenschaft, FedlexGrundsätze für Zweckbindung, Verhältnismässigkeit und Datensicherheit bei Testexporten.