Welche internen Aufwände gehören zu den Gesamtkosten?
Der Einkaufspreis ist nur ein Teil der wirtschaftlichen Belastung. Eine belastbare Gesamtkostenrechnung berücksichtigt auch Einführung, interne Mitarbeit, Betrieb, Wechselkosten und Risiken.
Die kurze Antwort
Zu den Gesamtkosten gehören alle internen Aufwände, die durch Auswahl, Einführung, Nutzung und spätere Ablösung einer Lösung entstehen. Dazu zählen Arbeitszeit für Evaluation und Beschaffung, Projektleitung, Datenaufbereitung, technische Integration, Schulung, interne Kommunikation, Qualitätssicherung und Freigaben. Im Betrieb kommen Administration, Supportkoordination, Stammdatenpflege, interne Kontrollen, zusätzliche Lizenzen, Anpassungen und die Zusammenarbeit mit dem Anbieter hinzu; auch ein späterer Wechsel, Datenexport oder Parallelbetrieb gehört in die Betrachtung.
Fasse diese Positionen nicht in einem pauschalen Zuschlag zusammen, sondern gliedere sie nach Projektphase, verantwortlicher Rolle, geschätztem Zeitbedarf und internem Kostensatz. Weise unsichere Positionen als Bandbreite oder separates Risikoszenario aus. Opportunitätskosten wie blockierte Fachpersonen oder verschobene Projekte bleiben sichtbar, werden aber nicht mit direkt zahlungswirksamen Kosten vermischt. So wird die Gesamtkostenrechnung für Budgetentscheide nachvollziehbar und später überprüfbar.
Ein attraktiver Angebotspreis kann wirtschaftlich unvorteilhaft sein, wenn die Einführung viel interne Kapazität bindet. Umgekehrt kann eine teurere Lösung insgesamt günstiger sein, wenn sie schneller eingeführt wird, weniger Betreuung benötigt oder bestehende Systeme besser unterstützt.
Vergleiche deshalb nicht nur Lizenz-, Projekt- oder Beschaffungspreise. Es geht nicht darum, jede Arbeitsstunde exakt vorherzusagen, sondern relevante Aufwände früh zu erkennen, Annahmen offenzulegen und Angebote nach derselben Logik zu beurteilen. Kapitel 5 des Pricing Guides zeigt, wie externe Preise und interne Belastungen zu einem vollständigen Kostenbild zusammengeführt werden.
Interne Aufwände entlang des Lebenszyklus erfassen
Die Erfassung beginnt vor dem Vertragsabschluss mit Anforderungsklärung, Marktanalyse, Anbieterterminen, interner Abstimmung, Sicherheits- und Vertragsprüfung sowie Freigabe. Diese Arbeitszeit wird oft als allgemeiner Beschaffungsaufwand keinem Vorhaben zugerechnet, ist für den Vergleich verschiedener Lösungswege aber relevant, wenn deren Evaluations- oder Prüfaufwand deutlich abweicht.
In der Einführung kommen Projektleitung, Datenbereinigung, Migration, Schnittstellen, Tests, Dokumentation, Schulung und interne Kommunikation hinzu. Grenze ab, was der Anbieter, das eigene Unternehmen und ein allfälliger Implementierungspartner übernehmen. Ein kostenloser Import hilft wenig, wenn Daten zuvor intern während Wochen bereinigt werden müssen. Im Betrieb entstehen wiederkehrende Aufwände für Benutzerverwaltung, Supportkoordination, Kontrollen, Berichte, Datenpflege und Anpassungen; am Ende können Export, Archivierung, Kündigungsmanagement, Rückbau und Parallelbetrieb Kosten verursachen. Gliedere deshalb nach Evaluation, Einführung, Betrieb und Ablösung und halte je Position Rolle, Zeitbedarf, Häufigkeit und Abhängigkeiten fest.
Zeitaufwand in Kosten übersetzen
Interne Arbeitszeit wird mit einer konsistenten Bewertungslogik vergleichbar. Der ausbezahlte Lohn genügt dafür in der Regel nicht; je nach interner Rechnungslegung kann ein Kostensatz auch Sozialleistungen, Arbeitsplatzkosten, Führung, Administration und weitere Gemeinkosten enthalten. Entscheidend ist weniger die konkrete Zusammensetzung als ihre einheitliche Anwendung auf alle verglichenen Optionen.
Unterscheide nach Rollen, weil eine Stunde der Geschäftsleitung, einer Fachperson oder des internen IT-Supports nicht dieselbe Belastung verursacht. Vermeide zugleich Scheingenauigkeit: Für eine frühe Evaluation reichen nachvollziehbare Bandbreiten, wenn ihr Zustandekommen dokumentiert ist. Betrachte Opportunitätskosten separat. Kann ein Einführungsteam keine Kundenaufträge bearbeiten oder eine andere Verbesserung nicht umsetzen, ist der Nachteil wirtschaftlich real, aber nicht zwingend zahlungswirksam. Trenne deshalb externe Zahlungen, interne Vollkosten und Opportunitätskosten.
Unsicherheit und Folgekosten sichtbar machen
Datenqualität, Integrationen, interne Freigaben und notwendige Prozessänderungen lassen sich vor Projektbeginn oft nicht als Einzelwert bestimmen. Verstecke diese Unsicherheit nicht in einem hohen Pauschalzuschlag, sondern zeige ein Basisszenario und klar bezeichnete Abweichungen. Halte für jede unsichere Position den Auslöser fest: Eine Migration kann durch unvollständig exportierbare Daten aufwendiger werden, eine Integration durch fehlende Schnittstellen oder spät geklärte Sicherheitsanforderungen. Solche Punkte lassen sich in der Evaluation gezielt prüfen.
Berücksichtige auch zusätzliche Benutzergruppen, steigende Datenmengen, neue Standorte, Prozessanpassungen, erneute Schulungen oder einen späteren Anbieterwechsel, soweit sie zum geplanten Einsatz und zur erwartbaren Entwicklung des Unternehmens passen. Kennzeichne im Ergebnis, welche Kosten bestätigt, geschätzt oder bedingt sind. So sehen Entscheidungsträger neben der Gesamtsumme auch deren Belastbarkeit, können gezielt nachfragen und übernehmen optimistische Annahmen nicht unbemerkt ins Budget.
Quellen und Vertiefung
- Faktenblatt Lebenszykluskosten, Beschaffungskonferenz des Bundes BKBOffizielle Einordnung von Lebenszykluskosten und Kostenarten über Beschaffung, Nutzung und Ende des Lebenszyklus.
- Schweizer Mehrwertsteuersätze, Eidgenössische Steuerverwaltung ESTVZur Prüfung, ob externe Kostenpositionen inklusive oder exklusive MWST verglichen werden.