# Wie prüfst du, ob ein Datenexport wirklich für einen Systemwechsel taugt?

Vollständigkeit, Beziehungen, Lesbarkeit, Sicherheit und einen möglichen Wiederimport praktisch testen.

## Die kurze Antwort

Exportiere einen kleinen, bekannten Datenbestand und vergleiche ihn mit dem bisherigen System. Kontakte, Firmen, Notizen, Aufgaben, Chancen, Anhänge und ihre Verknüpfungen müssen vollständig und verständlich bleiben. Öffne die Daten ausserhalb des alten Systems und führe wenn möglich einen Testimport in eine sichere Testumgebung durch. Definiere vorab Abnahmekriterien und lösche Testkopien nach der Prüfung kontrolliert.

Eine vorhandene Export-Schaltfläche beweist noch keine Wechselmöglichkeit. Entscheidend ist, ob ein neuer Anbieter oder eine interne Person den Arbeitsstand ohne verborgenes Wissen weiterverwenden kann.

## Vorab Abnahmekriterien festlegen

Definiere für bekannte Referenzfälle: Pflichtfelder sind vollständig, Sonderzeichen und Daten korrekt, Beziehungen zwischen Firmen und Kontakten erhalten, offene Aufgaben zugeordnet, Anhänge vorhanden und Verantwortungen verständlich. Kritische Fehler führen zu einer Nachbesserung oder einem anderen Übergabeweg.

## Ausserhalb des Systems prüfen

Öffne die Dateien mit einem unabhängigen Werkzeug und prüfe Dateiformat, Zeichencodierung, Datumswerte, IDs, Anhänge und vorhandene Dokumentation. Eine CSV-Datei kann vollständig aussehen und trotzdem Beziehungen zwischen mehreren Tabellen verlieren.

## Eine Importprobe durchführen

Importiere wenige anonymisierte oder angemessen geschützte Referenzfälle in eine Testumgebung. Eine zweite Person soll danach Kunde, Vorgeschichte, offene Chance und nächsten Schritt erklären können. Bei sensiblen Daten muss die Testumgebung dieselben Schutzanforderungen erfüllen.

## Testdaten sicher behandeln

Beschränke Umfang und Zugriffe, verschlüssele Transport und Ablage angemessen und dokumentiere, wann Testexporte gelöscht werden. Übergib keine unkontrollierte Vollkopie per E-Mail oder an einen Anbieter ohne geklärten Zweck und Vertrag.

## Dein nächster Arbeitsschritt

Definiere fünf Abnahmekriterien und teste fünf bekannte Datensätze vom Export bis zu einem möglichen Wiederimport. Dokumentiere Fehler, Verantwortung, Termin und sichere Löschung der Testkopie.

## Quellen und Vertiefung

- [Quelle öffnen](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2022/491/de) — Schweizerische Eidgenossenschaft, Fedlex: Grundsätze für Zweckbindung, Verhältnismässigkeit und Datensicherheit bei Testexporten.

## Hinweis

Diese Antwort bietet eine allgemeine organisatorische Orientierung und keine Rechtsberatung. Welche Datenschutz- und Sicherheitsmassnahmen nötig sind, muss anhand der konkreten Daten, Systeme, Verträge und Risiken beurteilt werden.

## Vertiefender Guide

- [Daten bereinigen und Migration testen](/de/guides/crm-fuer-kleine-unternehmen-einfuehren/daten-bereinigen-und-migration-testen) — Du bereitest die benötigten Kundendaten vor, ordnest alte und neue Felder einander zu und prüfst die Migration mit einem begrenzten Testlauf.

## Verwandte Fragen

- [Wie bereitest du Kundendaten für eine CRM-Migration vor?](/de/fragen/kundendaten-crm-migration-vorbereiten) — Eine CRM-Migration beginnt mit einem geordneten Datenbestand, klaren Zuordnungen und einem kontrollierten Testimport.
- [Wie vergleichst du CRM-Systeme für ein kleines Unternehmen?](/de/fragen/crm-systeme-kleines-unternehmen-vergleichen) — Vergleiche Systeme anhand deiner Abläufe, Nutzungssituationen und Anforderungen an Kontrolle, Export und Betrieb.
- [Welche digitalen Konten sollte dein Unternehmen selbst kontrollieren?](/de/fragen/zugaenge-bei-agentur-im-unternehmen) — Geschäftskritische Verträge, Administration und Wiederherstellung beim Unternehmen belassen, auch wenn Partner operativ arbeiten.